A nota fiscal de serviço parece simples até a primeira glosa do cliente ou a primeira cobrança do município. Três campos concentram quase todos os problemas: o código do serviço, o município de incidência do ISS e a indicação de retenção.
1.O código do serviço
Cada município tem sua lista, derivada da lei nacional. O código escolhido define a alíquota do ISS e se o serviço admite retenção pelo tomador.
Emitir com código genérico porque o específico não foi encontrado costuma resultar em alíquota maior e em questionamento do cliente, que precisa do código correto para classificar a despesa.
2.Onde o ISS é devido
A regra geral é o município do estabelecimento prestador. As exceções previstas em lei deslocam a incidência para o local da prestação: construção civil, limpeza, vigilância, varrição, entre outras.
Empresa que presta serviço em vários municípios sem separar isso acaba recolhendo no lugar errado, o que gera cobrança no município correto sem devolução automática do que foi pago fora.
3.Retenção na fonte
Tomadores pessoa jurídica de determinado porte são obrigados a reter o ISS. A nota precisa indicar a retenção corretamente, e o prestador precisa registrar isso para não recolher em duplicidade.
Além do ISS, serviços específicos sofrem retenção de IR, CSLL, PIS e COFINS pelo tomador. Cada uma tem regra e limite próprios.
4.Descrição do serviço
A descrição precisa corresponder ao que foi efetivamente prestado e estar coberta pelo objeto social. Nota que descreve serviço fora do objeto compromete a dedutibilidade da despesa para o cliente.
Descrição vaga também dificulta a defesa em fiscalização, porque não demonstra a natureza da operação.
5.Cancelamento e substituição
Cada município tem prazo próprio para cancelar. Passado o prazo, o caminho costuma ser a emissão de nota de substituição ou o pedido administrativo.
Nota emitida com erro e não corrigida dentro do mês entra na apuração como está, e o imposto é devido sobre ela.
Perguntas frequentes
- Posso emitir nota antes de receber?
- Pode e frequentemente deve. A emissão acompanha a prestação do serviço, não o recebimento.
- MEI é obrigado a emitir nota?
- Para pessoa jurídica, sim. Para consumidor pessoa física, a obrigatoriedade depende da situação, mas emitir é sempre recomendável.
Alguma obrigação em atraso ou certidão travada?
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